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Rau Systemberatung
IT Systemhaus für Unternehmen

IT Systemhaus für Werbeagenturen

Ausgangssituation - Arbeitszeit-Erfassung mittels Excel

Eine deutschlandweit tätige Werbeagentur war auf der Suche nach einer professionellen Zeiterfassung und Zugangskontrolle für ihre Mitarbeiter mit ihren unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen, z.B. Minijob, Teilzeit, Vollzeit. Die Zeiterfassung sollte schnell und übersichtlich verwaltbar und zudem nicht teuer sein.
Bis dato wurden die Arbeitszeiten mittels Excel-Tabellen erfasst, was bei der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung zu einer doppelten Datenerfassung führte. Ob Urlaubsantrag, Fehlzeitanträgen, Zeitprotokoll oder Buchungskorrektur - Für die Bearbeitung waren viele zeitaufwändige Abstimmungen notwendig.

Die Leistung der Rau Systemberatung fürs Unternehmen

Die Angebote elektronischer Arbeitszeit-Erfassungs-Systeme sind vielfältig. Schnell verlor die Agentur die Übersicht, welches Produkt zu ihren Anforderungen am besten passt. Das Zeiterfassungs-System sollte sich in ihre IT-Infrastruktur problemlos integrieren. Nicht zuletzt sollte eine Schnittstelle die Daten der Personalzeiterfassung in das Abrechnungsprogramm Lohn und Gehalt automatisch übertragen, so dass eine doppelte und damit teure Datenerfassung entfällt.
Mit diesen Anforderungen wandte sich die Agentur an die Rau Systemberatung mit der Bitte, ein für sie passendes Personal-Arbeitszeiterfassung-System vorzuschlagen. Die Agentur folgte nach einer ausführlichen Beratung unserer Empfehlung und Rau Systemberatung erhielt den Auftrag eine professionelle Personalzeiterfassung ins Unternehmen einzuführen.
Innerhalb eines Tages montierten und verkabelten Techniker der Rau Systemberatung das Zeiterfassungs- und Zutritts-Terminal, installierten die Arbeitszeiterfassung-Software, verbanden das Terminal mit der Software, legten die Mitarbeiter-Benutzer-Daten mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen in der Software an, registrierten die Chips und wiesen sie den Benutzern zu, aktivierten die Schnittstelle zur Datenübergabe der Arbeitszeiten in die Lohn & Gehalt - Software.
Die Personalabteilung, die den geringen Einweisung-Aufwand schätze, wurde im Umgang mit der Personalzeiterfassung System von der Rau Systemberatung geschult.

Vorteile für die Agentur mit dem elektronischen Zeiterfassungssystem

  • Das Personal-Zeiterfassung-System ist problemlos erweiterbar.
  • Sicher, schnell und übersichtlich verwaltbar.
  • Einheitliche Struktur und bequeme Auswertungsmöglichkeiten für das Personal- und Rechnungswesen.
  • Transparente Protokolle stehen jetzt den Mitarbeitern monatlich zur Verfügung.
  • Zeit- und Kostenersparnis, Entlastung der Personalabteilung bei der Stundenabrechnung.

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