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Rau Systemberatung
IT Systemhaus für Unternehmen

Dokumentenmanagement

Anforderungen eines Unternehmens

Mobile Endgeräte, externe und interne Mitarbeiter, Unterlagen und Dokumente über verschiedene Geräte, Systeme und Standorte hinweg auffind-, abruf- und digital verwaltbar.
Daten und Dokumente in Papierform für andere Standorte sind oft nicht verfügbar. Zunehmende Konnektivität und erhöhte Komplexität erfordern Sicherheitsfunktionen zum Schutz unternehmenskritischer Daten. Kostenkontrolle und Wirtschaftlichkeit durch Optimierung der Geschäftsprozesse sind ein Muss.

ConnectKey - Dokumentenmanagement leicht gemacht

Rau Systemberatung bietet mit Xerox ConnectKey ein Maximum an Leistung, Produktivität und Mehrwert für Ihr Dokumentenmanagement.

IT Sicherheit beim Druck

Sicherheitsstandards sind Protokollierung von Ereignissen, Löschen kundenbezogener Daten sowie Sperren von Sitzungen bei Fehlversuchen.
Benutzerauthentifizierung und Zugangskarten mit Follow-You Printing, damit Drucke nur zugriffsberechtigte Personen erhalten.
256-Bit-Drucker-Festplattenverschlüsselung und der Funktion „Geschützte Druckausgabe“

Druckkomfort

Dank WiFi Direct und Apple AirPrint 1.4 sind Ausdrucke einfach und komfortabel. Endverarbeitungsmöglichkeiten wie Sortieren, Heften und Lochen beim Drucken vom USB-Gerät verkürzen den Workflow. Der Zugriff und Ausdruck von mobilen Endgeräten oder aus der Cloud bieten unkomplizierten Bedienkomfort.

Produktivität im Druck

Eine übersichtliche, reaktionsschnelle Touchscreen-Oberfläche und zum Lieferumfang gehörige Apps steigern die Produktivität in Unternehmen.

Monitoring der Druckkosten

Netzwerk-Kostenzählung zeigt alle Kosten auf, auch die von Faxübertragungen. Nicht gedruckte oder vergessene Aufträge können nach dem Starten des Gerätes gelöscht werden.
Eine lückenlose Kontrolle der Druckbenutzung durch Anschluss eines oder mehrerer Barcode- und Kartenlesegeräte ist zusätzlich möglich.
Zugriffsbeschränkungen auf Farbdruck und andere Dienste können vorkonfiguriert werden.

Verbesserung der Geschäftsprozesse

Das Klonen von Drucker-Einstellungen und Firmware sowie ein Export der Geräteeinstellungen über USB-Speichergeräte macht Systemverwaltung einfach.

Scan-to-Cloud App
Dokumenten Digitalisierung

"Alles was digitalisierbar ist, wird digitalisiert werden."
Scannen Sie Ihre Papierdokumente ein und konvertieren gescannte Dokumente in ein durchsuchbares Dateiformat, z.B. .tiff, .pdf, .jpeg, docx, .rtf., xlsx, .ppt. Digitalisierte Dokumente können weiter verarbeitet werden und in Cloud-Lösungen wie Google Drive, Evernote oder Office 365, .. abgelegt werden. Damit können Mitarbeiter darauf zugreifen.

Service Desk App

Automatische Bestellung des Verbrauchsmaterials, Meldung von Zählerständen oder ein Service Call können direkt vom Multifunktionsdrucker an die hinterlegte E-Mail gemeldet werden.

Kopier-Assistent App

Bei komplexen oder ständig sich wiederholenden Kopierjobs spart diese App die aufwändige und fehlreranfällige Programmierung des Kopiervorgangs, z.B. Aussuchen der Papiersorte, Fachauswahl, ein-/doppelseitig, farbig / sw, alles in einer shortcut Taste zusammengefasst.

Rechnungserfassung App
digitalisierte Papierrechnungen

Alle relevaten Rechnungsdaten, wie z.B. Rechnungsnummer, -preise, Kontodaten, und legt diese App in ein Exel-Format ab. Automatisierte Rechnungserfassung ersetzt eine zeitaufwänige und fehleranfällige manuelle Rechnungserfassung.

Gerne beraten wir Sie persönlich - maßgeschneidert auf Ihr Unternehmen mit Ihren Anforderungen und Wünschen.
Falls Sie Unterstützung benötigen, wir helfen schnell und unkompliziert. Bitte sprechen Sie uns an.