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E-Mail Archivierung

E-Mails in Unternehmen sind wichtige Kommunikationsmedien und wertvolle Informationsressourcen. Per E-Mail übertragene Daten verbleiben oftmals in den Postfächern der Mitarbeiter und stehen anderen Usern nicht zur Verfügung. So entsteht eine ständig weiter anwachsende Wissenssammlung. Dieses "Unternehmenswissen" langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, ist Teil des Unternehmenserfolgs.

Technische, rechtliche und wirtschaftliche Herausforderungen

E-Mail-Server oder Groupware-Lösungen zur E-Mail-Kommunikation sind nicht zur einer langjährigen Aufbewahrung und Bereitstellung großer Datenmengen konzipiert.
Große E-Mail Datenmengen gehören in ein E-Mail-Archiv. Dabei kann das Unternehmen bestimmen, welche E-Mails zu welchen Zeitpunkten in das Archiv übertragen werden und ob sie nach der Archivierung aus den Postfächern des regulären E-Mail-Systems gelöscht werden sollen. Ein E-Mail Archiv verwaltet große Datenmengen effizient und ermöglicht Anwendern einen schnellen und bequemen Zugriff auf archivierte E-Mails.

Vorteile einer E-Mail-Archivierung in Unternehmen

Schutz vor Datenverlusten

Anwender können wichtige E-Mails nach belieben und unbemerkt löschen. Oft löschen sie ihr gesamtes Postfach, wenn sie aus dem Unternehmen ausscheiden. Unternehmen verlieren dabei wichtige Daten.
Über eine E-Mail-Archivierung können alle bestehenden, sowie alle zukünftig ein- und ausgehenden E-Mails im Unternehmen vollständig archiviert werden. E-Mails können dabei noch vor der Zustellung an den Anwender archiviert werden, Datenverluste werden somit ausgeschlossen.

Gesetzliche Pflicht seit dem 01.01.2017

Gesetzliche Anforderungen (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB) verpflichten Unternehmen, E-Mails über Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. In der Praxis heißt das E-Mail Archivierung.
Für die Umsetzung dieser gesetzlichen Anforderungen ist die Geschäftsführung verantwortlich. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann steuerrechtlich geahndet werden.

Reduzierung von IT-Kosten und Aufwand

Stark steigende Datenvolumen, die Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten erfordert Zeit, Ressourcen und Kosten. Eine E-Mail-Archivierung wirkt dem entgegen.
  • Storage-Anforderungen und Kosten werden durch die Auslagerung der E-Mails in ein Archiv dauerhaft reduziert.
  • Zeitaufwändige Wiederherstellung von E-Mails aus alten Datensicherungen entfällt; Anwender können E-Mails bei Bedarf selbstständig wiederherstellen.
  • Dezentral gespeicherte E-Mail können zusammengeführt und einfach gesichert werden.
E-Mail-Archivierung erzeugt bereits nach kurzer Zeit einen Return on Investment (ROI).

Steigerung der Produktivität

durch einen schnellen und umfassenden Zugriff.
  • Anwender können über verschiedene Wege (z.B. über eine Integration in Microsoft Outlook, über einen Web-Browser oder über mobile Endgeräte) auf das Archiv zugreifen und die E-Mails über eine Volltextsuche durchsuchen. Der Zugriff über die Ordnerstruktur ist weiterhin möglich.
  • Postfachbegrenzungen werden überflüssig. Anwender müssen so nicht zeitaufwändig ihre Postfächer organisieren und „weniger wichtige“ E-Mails aussortieren.
  • Die Archiv-Suche kann auch als e-Discovery-Maßnahme verwendet werden, indem der gesamte E-Mail-Bestand in einem Schritt durchsucht wird.

Unabhängigkeit vom E-Mail-Server

Bei einem Ausfall des E-Mail-Servers oder bei Datenverlusten bleiben archivierte E-Mails für alle Anwender im Unternehmen über das E-Mail-Archiv zugreifbar.

Unabhängigkeit von externen Anbietern

In einigen Unternehmen werden E-Mails nicht lokal, sondern auf externen Servern im Internet gespeichert. Eine lokale E-Mail Archivierung ist eine einfache zusätzliche Sicherungsmaßnahme.

Unabhängigkeit dank Archiv

Alle E-Mails können zu jeder Zeit und in Standardformaten aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden.

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